Pentingnya Hubungan Internal yang Baik di dalam Perusahan

Arti Penting Hubungan Internal

Hubungan terpenting dalam organisasi adalah hubungannya dengan karyawan  di semua level. Baik itu manajer maupun orang-orang yang menjadi bawahannya. Menurut Alvie Smith ada dua faktor yang mempengaruhi komunikasi internal dengan karyawan:

1.      Manfaat dari pemahaman, teamwork, dan komitmen karyawan dalam mencapai hasil yang diinginkan. Sangat dipengaruhi oleh komunikasi interaktif yang efektif di seluruh organisasi.

2.      Kebutuhan untuk membangun jaringan komunikasi manajer yang kuat, yang membuat setiap supervisor di semua level dapat melakukan komunikasi secara efektif dengan karyawannya. Kebutuhan ini lebih dari sekadar menciptakan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan tetapi juga harus memuat informasi bisnis dan isu publik yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan.

Organisasi akan kehilangan sebagian besar potensi sumber daya manusianya karena tidak memprioritaskan komunikasi dua arah yang efektif, yang merupakan landasan untuk hubungan manajemen-karyawan dan kinerja pekerjaan secara keseluruhan.

Hubungan kerja sehari-hari melibatkan banyak kontak , tetapi komunikasi karyawan yang ideal dicirikan dengan tujuh kondisi:

1. Keyakinan dan kepercayaan antara karyawan dan atasan.
2. Informasi yang jujur dan transparan bebas mengalir ke atas, bawah dan samping di dalam organisasi
3. Status dan partisipasi yang memuaskan untuk setiap orang
4. Kontinuitas kerja tanpa perselisihan
5. Lingkungan yang sehat dan aman
6. Keberhasilan usaha
7. Optimisme tentang masa depan

Komunikasi Karyawan itu sangant penting ada atau berjalan  dalam suatu perusahaan. Manfaat dari pemahaman, teamwork, dan komitmen karyawan dalam mencapai hasil yang dinginkan. Aspek positif dari perilaku karyawan ini sangat dipengaruhi oleh komunikasi interaktif yang efektfif di seluruh organisasi. Kebutuhan untuk membangun jaringan komunikasi manajer yang kuat, yang membuat setiap supervisor di semua level dapat melakukan komunikasi secara efektif dengan karyawannya. Kebutuhan ini lebih dari sekadar menciptakan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan tetapi juga harus memuat informasi bisnis dan isu publik yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan. Akan tetapi, sebagai bagian dari fungsi PR yang lebih luas, tujuan hubungan internal adalah membangun dan mempertahankan hubungan yang sama-sama bermanfaat antara organisasi dan karyawan, di mana kesuksesan atau kegagalan organisasi akan tergantung kepada  karyawan.

Kultur Organisasional

            Untuk memahami komunikasi internal dari organisasi kita harus mempertimbangkan kultur organisasi itu. Kultur organisasi adalah keseluruhan nilai, simbol, makna, keyakinan, asumsi, dan ekspektasi yang dianut bersama yang mengorganisir dan mengintegrasikan sekelompok orang yang bekerja sama. Jika dikelola dengan baik, dapat menjadi aset yang berharga dalam membangun kepaduan dan teamwork dalam organisasi, dan menghasilkan efektivitas organisasional dalam mencapai tujuannya. Struktur organisasi dan lingkungan dan gaya manajemen juga fundamental penting bagi perencanaan dan pelaksanaan hubungan masyarakat. Komunikasi yang ada dalam struktur organisasi adalah vertikal yang berasal dari atasan kepada bawahan lalu  sebaliknya horizontal, dari rekan-rekan kepada rekan-rekan dalam unit atau antar unit pada tingkat yang sama. Diagonal, antaraunit pada tingkat yang berbeda.                                                                                                                                  Kultur Organisasi ada yang berupa Otoritarian, yang muncul dari pandangan dunia yang simetris. Pembuatan keputusan disentralisasikan pada tingkat tertinggi dalam organisasi, dan masukkan dari tingkat bawah biasanya tidak dicari. Tidak banyak ada dialog ataupun umpan balik dalam kultur organisasional, karena input karyawan dianggap tidak penting dalam manajemen. Adapun  kultur oragnisasi Partisipasif, yang didasarkan pada pandangan dunia yang simetris yang menghargai dialog dan input dua-arah. Teamwork lebih dihargai, dan penekanan diberikan pada kolektif ketimbang individual, yang berarti organisasi dan karyawan berbagi tujuan bersama. Pada kultur ini ide-ide inovatif datang dari setiap level organisasi, dari lini manufaktur sampai pimpinan manajemen. Dilihat dari penejlasan dua macam kultur tersebut, kesimpulannya hubungan internal dan komunikasi yang simetris menghasilkan efektivitas keselurahan organisasi yang lebih besar.  Empat jenis budaya organisasi yang telah diidentifikasi dengan mengacu pada interaksi dari dua dimensi sikap dan perilaku: demokrasi vs otoriter, vs reaktif proaktif. Budaya sistematis yang otoriter dan reaktif, wirausaha dengan budaya yang otoriter dan proaktif,  budaya interaktif demokratis dan reaktif, budaya terpadu demokratis dan proaktif. Budaya perusahaan adalah disposisi terhadap berani,  tindakan dinamis yang didasarkan pada seperangkat nilai-nilai yang mendukung secara luas digambarkan sebagai filsafat usaha bebas.

Pernyataa Visi dan Misi                                                                                                           
Pernyataan visi (vision statement) memberikan gambaran tentang tujuan organisasi dalam pengertian yang luas.  Pernyataan visi adalah titik awal untuk menyusun misi organisasi spesifik. Pernyataan visi mengungkapkan sasaran strategis dan tujuan masa depan dari sebuah organisasi. Pernyataan misi menjawab pertanyaan “Bagaimana kita berbeda dengan pesaing kita?” Pernyataan misi memberikan struktu, tujuan, dan strategi. Pernyataan misi membantu karyawan menentukkan prioritas dan tujuan, sehingga semua anggota organisasi berkomitmen untuk mencapaimisi yang dinyatakan dalam pernyataan pernyataan tersebut.

Tantangan Hubungan Internal

Keamanan dan Kepatuhan

Setiap organisasi harus memenuhi standar pemerintah daerah tempat beroperasi agar bisa memaksimalkan keselamatan mereka sendiri. Hubungan internal mendidik karyawan agar memenuhi regulasi pemerintah. Salah satu tanggung jawab utama fungsi hubungan internal adalah mengkomunikasikan standar keamana kerja.

Hubungan Tenaga Kerja

Salah satu tugas hubungan internal adalah berinteraksi dengan karyawan atau tenaga kerja, yang sebagian dari mereka tergabung dalam serikat pekerja.

Perubahan Organisasi: Merger, Akuisisi, dan Pemecatan

Komunikasi internal mempunyai tanggung jawab strategis dalam proses perubahan organisasi. Komunikasi selama periode perubahan dan ketidakpastian ini lebih dari sekadar persoalan komunikasi untuk ‘menenangkan’ tetapi komunikasi ini memainkan peran penting dalam membantu karyawan untuk mengatasi ketidakpastian dan menyesuaikan dengan perubahan.Komunikasi internal terutama tentang mengamankan motivasi dan komitmen, karena organisasi dinilai pada ruang lingkup untuk meningkatkan aset, berusaha memperoleh lebih banyak dari apa yang mereka miliki, dan  aset manusianya berpotensi sumber terkaya dari kinerjayangditingkatkan. Bagian untuk internal komunikasi di perushahaan atau organisasi berfungsi untuk membuat bagaimana orang merasa baik tentang pekerjaan mereka. Orang memiliki kebutuhan, dimana manajer harus mengakui,  jika mereka ingin membangun dan menjaga hubungan menguntungkan. Kebutuhan tersebut termasuk pengakuan dan penghargaan nyata.Mampu membuat sesuatu yang merupakan bentuk dari perwujudan usaha dalam mengelola perubahan  di dalam organisasi, seperti contohnya perubahan etos kerja karyawan yang meningkat. Bahasa tubuh organisasi, berkaitan dengan keseluruhan suasana yangterciptadalam organisasi.                                                

Menangani Karyawan Publik

Masyarakat karyawan terdiri dari berbagai subkelompok: manajer senior,baris pertama pengawas, staf, dan garis karyawan, serikat buruh, kontrak  pekerja dan lain-lain. Setiap kelompok memiliki kepentingan yang berbeda dan keprihatinan. Sebuah organisasi cerdas akan mencoba untuk membedakan pesan dan komunikasi untuk menjangkau segmen ini. Komunikasi karyawan yang efektif mengharuskan manajemen untuk meminta tiga pertanyaan tentang cara menyampaikan pengetahuan kepada staf :

1.Apakah manajemen mampu berkomunikasi secara efektif dengan karyawan?
2.Apakah komunikasi terpercaya, dan apakah hal itu relay informasi yang tepat untuk karyawan?
3.Apakah komitmen manajemen dikomunikasikan kepada karyawan dan untuk membina lingkungan   kerja bermanfaat?

Trusted Communication in Uncertain Times

·         Menghormati.  Karyawan harus dihormati karena nilai mereka sebagai individu dan nilai mereka sebagai pekerja. Mereka harus diperlakukan dengan hormat dan bukan sebagai komoditas yang dipertukarkan.

·         Jujur umpan balik. Dengan berbicara dengan pekerja tentang kekuatan dan kelemahan, majikan membantu karyawan untuk tahu di mana posisi mereka pada waktu tertentu. Candid komunikasi akan membantu mereka dalam pengejaran ini.

·         Pengakuan. Karyawan merasa sukses saat manajemen mengakui kontribusi yang sudah  mereka berikan. Ini adalah tugas dari public relations profesional untuk menyarankan mekanisme yang layak untuk karyawan agar dihormati.

·         Suara. Dalam era blog, radio talk, dan menunjukkan berbicara dapat melalui jaringan atau signal, hampir semua orang ingin suara mereka untuk didengar dalam pengambilan keputusan. Aktivis ini tumbuh fenomena komunikasi seperti ini harus dipertimbangkan oleh profesional PR dengan berusaha untuk memenangkan goodwill internal untuk manajemen.

·         Dorongan. Pekerja harus didorong. Program Komunikasi yang memberikan dorongan umumnya menghasilkan hasil.

How To Succeed Communicating with Employees

1.Ciptakan suasana hormat

2.Perlakukan karyawan sebagai orang dalam
3.Membangun loyalitas perusahaan: "Duta Komitmen"
4.Menangkap lebih banyak waktu discretionary
5.Meningkatkan komunikasi dua arah
6.Investasi di publikasi yang layak
7.Dengarkan dan menggunakan selentingan

Goals For Effective Employee Communication

-          Untuk meningkatkan semangat dan goodwill  antara karyawan dan manajemen

-          Untuk memberitahu karyawan tentang perubahan internal seperti promosi reorganisasi atau staf.

-          Untuk menjelaskan rencana kompensasi dan manfaat seperti rencana perawatan kesehatan baru atau Karyawan Program Bantuan .

-          Untuk meningkatkan pemahaman karyawan perusahaan dan produk, organisasi, etika, budaya, dan lingkungan eksternal.

-          Untuk mengubah perilaku karyawan terhadap menjadi lebih produktif, berorientasi mutu, dan kewirausahaan.

-          Untuk meningkatkan pemahaman karyawan kesehatan utama isu-isu sosial  atau tren yang mempengaruhi mereka seperti penitipan anak atau AIDS

-          Untuk mendorong partisipasi karyawan dalam kegiatan komunitas

Media Internal

-Komunikasi internal audit                                                                                                         

komunikasi online
internet
Publikasi Karyawan (Cetak )                                                                                                 

 Papan Buletin
Kotak Saran
Pertemuan Balai kota 
Internal video
Komunikasi Tatap muka                                                                                                    

  Newsletter                                                                                                                            Surat                                                                                                                                                         Sisipan dan lampiran                                                                                                                                                                                                             

Pengumuman Elektronik                                

 Hotline                                                                                                                                               

 Rapat dan Telekonferensi                                                                                                  

 Presentasi Video/Film                                                                                                                           

Display atau Pameran

PEMBAHASAN

Dalam pembahasan materi Internal Communications atau Komunikasi Internal ini kami memilih salah satu perusahaan yang mempunyai program dalam menjaga hubungan baik antar karyawan perusahaan dan perusahaan sendiri. Kami memilih PT. Ambassador Garmindo yang berpusat di kota Solo. Perusahaan ini bergerak di bidang industri pakaian jadi untuk konsumen dalam negeri dan luar negeri. Bermacam-macam pakaian di produksi di sini dengan system kerja dan sumber daya yang berbeda. Untuk lebih memudahkan kami dalam melakukan interview dan pengamatan, kami hanya mengambil bagian export pakaian Barbie.

Di PT. Ambassador Garmindo ini, khusus dalam produksi pakaian Barbie pengawasan dan system kerja pun lebih keras karena tujuan eksport yang lebih membutuhkan kualitas tinggi. Misalnya dalam hal kedisiplinan, perusahaan sangat menuntut kedisiplinan yang tinggi bagi karyawannya. Contoh, jika salah satu karyawan tidak masuk kerja dengan alasan sakit maka diwajibkan untuk membuat surat dokter. Contoh lain, tidak boleh terlambat dalam masuk kerja dan wajib menyelesaikan pekerjaan dan memenuhi target sesuai dengan waktu yang ditentukan. Dengan aturan-aturan yang mengikat seperti itu, kami merasa bahwa psikologis karyawan akan tertekan, dan ternyata perusahaan pun menyadari hal tersebut. Agar komunikasi antara karyawan dan perusahaan tetap berjalan dengan baik meski psikologis karyawan tertekan oleh perusahaan dan hal tersebut tidak menyebabkan menurunnya semangat dan prestasi kerja para karyawan, maka perusahaan pun mengagendakan program-program dalam menunjang terciptanya internal communications yang baik.

PT. Ambassador Garmindo merupakan perusahaan besar yang karyawannya lebih dari enam ribu orang. Di bagian pakaian Barbie eksport sendiri ada sekitar dua ribu karyawan. Perusahaan ini beroperasi selama 24 jam nonstop selama enam hari. Karyawan di bagi dalam tiga shift, yaitu

a.       Shift pagi, dari jam 5 pagi sampai jam 1 siang

b.      Shift siang, dari jam 1 siang sampai jam 9 malam

c.       Shift malam, dari jam 9 malam sampai jam 5 pagi

Satu shift dengan kurang lebih enam ribu karyawan di bagi dalam line atau kelompok dengan anggota setiap kelompok ada dua puluh orang karyawan yang bertugas memotong kain, menjahit sampai pada packing atau mengemas pakaian tersebut sampai ke quality control. Setiap line tersebut diawasi oleh dua senior dan lima teknisi mesin.

Program-program internal communications di perusahaan tersebut antara lain:

1.      Penghargaan dari perusahaan berupa award bagi karyawan terajin dan mampu memenuhi target

2.      Peningkatan jabatan setiap 6 bulan dan kelipatannya

3.      Briefing sebelum pergantian shift

4.      Pengajian rutin

5.      Family gathering

Penghargaan dari perusahaan yang berupa award ini ditujukan bagi karyawan terajin masuk kerja, sedikit bolos kerja dan mampu memenuhi target-target yang diberikan oleh perusahaan kepadanya. Award ini biasanya diberikan dalam tiga bulan sekali berupa sembako. Menurut perusahaan, penghargaan ini dapat meningkatkan semangat kerja para karyawan agar dapat memperoleh penghargaan ini.

Tingginya tekanan yang diberikan oleh perusahaan menyebabkan banyak karyawan yang tidak tahan dan memilih mengundurkan diri dan perusahaan pun harus membuka lowongan pekerjaan setiap harinya karena jumlah permintaan pasar akan produk tersebut sangat tinggi. Peningkatan posisi jabatan setiap enam bulan sekali dan kelipatannya yang diberikan pada seluruh karyawan yang mampu bertahan dalam perusahaan tersebut selama minimal enam bulan sangat efektif dalam membuat karyawan bertahan di perusahaan tersebut. Bulan pertama karyawan yang masuk dalam perusahaan tersebut akan di training yan lama waktunya berbeda dari setiap karyawan tergantung dari keahliannya. Setelah menjadi karyawan junior yang tugasnya memotong atau menjahit kain, jika dia mampu bertahan selama enam bulan maka perusahaan akan memindahkan posisinya menjadi senior atau pengawas kerja. Enam bulan berikutnya dia dapat menjadi quality controller, begitu seterusnya sampai pada bagian divisi-divisinya.

Semua karyawan yang di bagi dalam tiga shift tersebut selalu melakukan briefing selama tiga puluh menit dengan divisi masing-masing sebelum memulai kerja mereka pada shift tersebut. Briefing antara karyawan dan kepala divisi perwakilan dari perusahaan tersebut dilakukan setiap pergantian shift. Briefing tersebut membahas apa saja terutama berkaitan dengan target yang diberikan perusahaan untuk para karyawan. Menurut perusahaan ini sangat efektif dalam mengeluarkan aspirasi karyawan secara sehat.

Perusahaan ini memiliki karyawan yang mayoritas beragama islam. Untuk meningkatkan spiritual para karyawan, perusahaan mengadakan program pengajian rutin dengan mendatangkan ustadz. Pengajian tersebut dilaksanakan pada hari sabtu minggu kedua saat karyawan diliburkan dan menerima gaji. Perusahaan berpandangan bahwa dengan spiritual yang tinggi maka kualitas kerja pun akan baik.

Program internal communication dalam perusahaan ini yang terakhir adalah family gathering yang diadakan per-line atau kelompok dengan penanggungjawab para senior mereka dan biaya dari perusahaan. Setiap acara family gathering diikuti oleh kurang lebih 4-5 kelompok dan perusahaan memberikan kelonggaran setiap karyawan dalam mengajak keluarga mereka. Family gathering ini dilakukan secara bergilir setiap minggunya dan terjadwal. Menurut perusahaan, karyawan jadi lebih termotivasi dalam bekerja.

                                                             Referensi                                                                                                                     

Cutlip, Scott M., et al. 2007. Effective Public Relations, Edisi 9. Jakarta: Kencana Prenada  Group.